Analisis PIECES

Pengembangan sistem informasi dilakukan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi pada suatu organisasi, terutama untuk masalah-masalah yang menyangkut ketersediaan informasi bagi pengambil keputusan dalam organisasi tersebut.  Untuk mengidentifikasi masalah tersebut, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service), yang diusulkan oleh James Wetherbe dalam bukunya Systems Analysis and Design : Traditional, Best Practices 4th Ed. James Wetherbe menyebutkan bahwa tujuan dari analisis PIECES ini adalah untuk mengoreksi atau pemperbaiki sistem dalam hal yang telah disebutkan di atas.

Dari hal-hal yang telah diidentifikasi tersebut dapat diambil beberapa masalah yang sesuai dengan yang dihadapi oleh organisasi, kemudian dideskripsikan. Sehingga masalah tersebut dapat dipahami dengan baik. Berikut ini daftar identifikasi masalah, kesempatan, dan perintah.

Performance (Analisis Kinerja)

Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran, kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan, pangsa pasar yang diraih, atau citra perusahaan. Sedangkan waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.

Information (Analisis Informasi)

Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru. Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi:

1. Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang.
2. Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan atau situasi sekarang.
3. Kurangnya informasi yang tepat waktu.
4. Informasi tidak dalam format yang berguna.
5. Terlalu banyak informasi.
6. Informasi tidak akurat.

Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis yang tersimpan dalam sebuah sistem. Permasalahan yang meliputi:

1. Data yang berlebihan. Data yang sama ditangkap dan/atau disimpan di banyak tempat.
2. Kekakuan data. Data di tangkap dan disimpan, tetapi diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan dan pengujian judul dan pengujian tidak dapat atau sulit dilakukan.

Economic (Analisis Ekonomi)

Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dapat disimak berikut:

1. Biaya
• Biaya tidak diketahui.
• Biaya tidak dapat dilacak ke sumber.
• Biaya terlalu tinggi.
2. Keuntungan 
• Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi.
• Pemasaran saat ini dapat diperbaiki.
• Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan.

Control (Analisis Pengendalian)

Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, dan persyaratan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:

1. Keamanan atau kontrol yang lemah
• Input data tidak diedit dengan cukup.
• Kejahatan (misalnya, penggelapan atau pencurian) terhadap data.
• Pelanggaran etika pada data atau informasi. Misalnya, data atau informasi diakses orang yang tidak berwenang.
• Data tersimpan secara berlebihan, tidak konsisten pada dokumen atau database yang berbeda.
• Pelanggaran peraturan atau panduan privasi data.
• Terjadi error saat pemrosesan (oleh manusia, mesin, atau perangkat lunak).
• Terjadi error saat membuat keputusan.
2. Kontrol atau keamanan berlebihan.
• Prosedur birokratis memperlamban sistem.
• Pengendalian yang berlebihan mengganggu para pelanggan atau karyawan.
• Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan.

Efficiency (Analisis Efisiensi)

Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin.

Berikut adalah suatu indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien:

1. Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia, mesin, atau komputer.
2. Data dimasukkan atau disalin secara berlebihan.
3. Data diproses secara berlebihan.
4. Informasi dihasilkan secara berlebihan.
5. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.
6. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.

Services (Analisis Layanan)

Berikut adalah keriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk:

1. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat.
2. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten.
3. Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya.
4. Sistem tidak mudah dipelajari.
5. Sistem tidak mudah digunakan.
6. Sistem canggung untuk digunakan.
7. Sistem tidak fleksibel.

Sumber:

Definisi Analisis Metode PIECES
Analisis PIECES, yaqinov